Последние комментарииВыбор и применение техники управления Категория
Средства механизации и автоматизации управленческого труда составляют огромный парк моделей техники управления. Для выполнения определенных инженерно-технических операций часто могут быть использованы различные типы технических средств управления, поэтому при выборе конкретного изделия необходимо руководствоваться техническими и экономическими методами оценки.
Критериями выбора тех или иных средств механизации инженерно-управленческого труда являются: затраты времени на выполнение отдельных операций, численность работников, производительность труда, техническая вооруженность работников, объективность, достоверность, оперативность и объем информации решаемых задач, надежность оргтехники, капитальные и эксплуатационные затраты на обработку единицы информации. При этом необходимо использовать показатели производительности рассматриваемой оргтехники.
Выбор средств механизации инженерно-управленческого труда должен выполняться в такой последовательности: определяется перечень конкретных задач и видов работ, подлежащих механизации, устанавливается трудоемкость их решения, а также объем работы по отдельным процессам и операциям за расчетный период времени; в случае, если решаемые задачи не требуют сложных математических и логических действий, являются локальными и не связанными с другими задачами, целесообразно применять электрические вычислительные клавишные машины (автоматы и полуавтоматы); для задач, имеющих высокую трудоемкость счетных, выборочно-сортировочных работ и не связанных с решением других задач, необходимо применять счетно-перфорационную технику или электронно-вычислительные машины; для взаимосвязанных задач, которые составляют единую систему, имеют высокую трудоемкость счетных работ, требуют выполнения логических операций, а также выборочно-сортировочных работ, необходимо применять электронные счетно-вычислительные машины в едином комплексе со средствами поиска, сбора, передачи и размножения информации; при определении типа технических средств необходимо руководствоваться классификацией средств инженерно-управленческого труда; при определении количества средств механизации объем выполняемых работ может быть определен как с использованием нормативных, так и на основе фактических данных, полученных в результате обследования документов.Рассмотрим вопросы выбора и организации средств составления, размножения, копирования и обработки документов.
Средства составления документов
Документирование информации — создание (формирование) текстов документов — один из наиболее массовых процессов в аппарате управления и состоит из творческого процесса — составления документа и технического его изготовления. Наиболее распространенный процесс создания документа складывается из следующих этапов: составление черновика, печатание (изготовление) на пишущей машинке, сверка с черновиком и, при необходимости, исправление ошибок. Этот процесс наименее производителен и наиболее трудоемок. Низкая производительность вызвана малой информационной скоростью составления черновика авторучкой (20— 30 слов/мин), средняя длина слова около семи знаков. Однако документ может быть составлен и под диктовку. При этом информационная скорость печатания на пишущих машинках выше и составляет 30—50 слов/мин (рекордная скорость печатания около 90 слов/мин). Скорость диктовки от 80 до 120 слов/мин.
Относительная стоимость формирования одного листа документа вручную в 3 раза превышает затраты на применение технических средств (например, диктофонной техники). Выбор технических средств для документирования информации определяется требованиями к оперативности его составления, набором знаков и качеством документа.
В настоящее время основным средством размножения документальной информации в аппаратах всех ступеней является машинопись. При этом применяются самые разнотипные пишущие машинки, в основном с ручным приводом.
Широкое распространение получили машинки зарубежного производства «Зоемтрон-электрик-522» (Германия) и «Прексис-48» (Италия). Они повышают производительность труда машинисток на 5—10% и позволяют получать большое количество копий высокого качества. Выпускаются также бесшумно работающие пишущие машинки, машинки со сменными шрифтами и различными приспособлениями, позволяющими автоматически возвращать каретку, выравнивать правое поле печатного материала, вертикально графить, подчеркивать текст, легко сменять каретки различной длины («Украина», «Уфа», «Оптима», «Олимпия» (Германия), «Фриден-Флек-сорайтер» (Швейцария) и др.).
Широко применяются различные модели портативных пишущих машинок (отечественных и импортных): «Москва-бм», «Москва-М8», «Зея», «Эрика-30», «Колибри» (Германия) и другие, которые обладают значительными эксплуатационными удобствами. Производятся уже машинки с запоминающими устройствами, устройствами для хранения запаса стандартных текстов, частей писем и отдельных образцов, например, «Зоемтрон-527» (Германия) и др.
Для получения высококачественных документов (с последующим размножением методами оперативной полиграфии) применяются наборно-пишущие машинки «Фотон-713» (США), ИГВ (Венгрия), «Вери-тайпер» (США) и др.; для печатания специальных знаков и текстов — пишущие автоматы типа ЭПРА, «Оптима-527» (ГДР), «Консул-253» (ЧССР), «Оптима 1416» (Германия), «Супертайпер» (Швейцария), «Форстер-супертроник» (Гемания); для впечатывания в чертежи букв, цифр и условных обозначений — конструкторские пишущие машинки типа МПК-1; для печатания документов, требующих различных алфавитов (например, русского и латинского)— многошрифтовые машинки «Идеал» (Англия) и др.
Единицей измерения объема машинописных работ служит печатная страница — один лист бумаги формат All размером 210X297 (ГОСТ 3450—60), напечатанный с одной стороны. При печатании на восковке (кальке, пленке)—одна восковка (калька, пленка). Каждый машинописный лист должен иметь нормальное заполнение—30 строк (при печатании через 2 интервала и 60 знаков в строке); 35—38 строк (при печатании через 1,5 интервала) и 45 строк (при печатании через один интервал). Таким образом, печатный лист может содержать от 1800 до 2700 знаков.
Печатаемый материал разделяется по трем группам сложности: I—печатный оригинал, II — рукописный разборчивый оригинал, III — рукописный неразборчивый оригинал с поправками и вставками. Смешанным материалом считается такой, в котором количество цифр составляет 20—60%. Если количество цифр на печатной странице ниже 20% — материал считается текстовым, выше 60% — цифровым.
При подсчете объема машинописных работ, когда имеются неполные страницы, принимается: до 11 строк— страницы, 12— 19 строк— страницы, свыше 20 строк — полная страница. Мелкие машинописные работы — печатание писем, справок, телеграмм и другие объемом до Д страницы — учитываются за 1/4 страницы с применением к нормам времени коэффициента 1,1. Каждый напечатанный заголовок и подпись учитываются как две строки. Красная и неполная строки в конце абзаца учитываются как полные.
На машинописные работы установлены типовые нормы выработки и времени. Нормалью предусмотрено выполнение машинописных работ на пишущих машинках со скоростью печатания 500—600 знаков/мин (при выполнении машинописных работ на машинках, имеющих скорость печати 400 знаков/мин, к нормам применяется коэффициент 1,15) при одновременной закладке в машинку до пяти экземпляров (при одновременной закладке более пяти экземпляров к нормам применяют коэффициент 1,1),
Нормы времени на одну страницу и выработки при восьмичасовом рабочем дне, разработанные для печати на писчей бумаге и на восковке с учетом группы текста и интервалов, приведены в работе.
Необходимое количество машинок данного вида рассчитывается с учетом среднего объема работ за месяц и средней производительности машинки, которая составляет для пишущих машинок, наборно-пишущих 5 и пишущих автоматов — 20 стр./ч (при расчете количества машинок необходимо предусматривать резерв 10% от требуемого числа).
Наиболее целесообразным и экономически эффективным методом составления документов с использованием диктофонной техники является организация машинописно-диктофонного центра (если им пользуется большое количество сотрудников, но время диктовки каждого из них не превышает 10— 20 мин), а также применение индивидуального диктофона (если дневная его загрузка превышает 2 ч).
Из анализа технико-эксплуатационных характеристик диктофонной техники следует, что время диктовки на диктофон с ленточным носителем определяется запасом ленты и может составлять несколько часов. Однако эта возможность практически не используется, так как обращение с широкой длинной лентой затрудняет поиск необходимого места записи. Поэтому в основном работают с короткими лентами, обеспечивающими запись в течение нескольких минут.
Недостатками диктофонов с широкими длинными лентами являются сложность конструкции механизма, вращающего несколько записывающих и воспроизводящих головок, и трудность использования их на диктофонных станциях; диктофоны с записью на манжету позволяют вести запись в течение 20 мин. Записанная манжета хорошо сохраняется, что используется при фиксации особо важных сообщений. Эти диктофоны могут использоваться как самостоятельно, так и в комплекте диктофонной станции; диктофоны с записью на магнитный диск рассчитаны на время записи до 20 мин.
Удобство установки, схема дискового звуконосителя и его высокая долговечность позволяют эффективно использовать такие диктофоны в комплекте диктофонных станций, где их включают в телефонную сеть в соответствии с присвоенным абонентским номером. Это дает возможность пользоваться данной техникой всем работникам и тем самым ускорить процесс составления документов. Число такой аппаратуры зависит от численности персонала, специфики работы сотрудников предприятий и т. п.
Для записи под диктовку может быть применен практически любой диктофон или магнитофон. Преимуществом диктофона перед магнитофоном является совмещение кнопок управления с микрофоном. Емкость звуконосителя в этом случае значения не имеет. При использовании диктофона или магнитофона для записи лекций, докладов или совещаний целесообразно применять аппараты, имеющие большую емкость звуконосителя (45 мин и более).
Для записи телефонных разговоров рекомендуется использовать диктофоны или магнитофоны на транзисторах. Фонотистке в этом случае значительно удобнее работать с диктофонами, так как они обычно имеют педаль управления. Применение диктофонов позволяет снизить затраты времени диктующего на 22%, а машинистки на 47%. Даже если диктофон используется всего лишь один час в день, расходы на его приобретение окупаются за год.
Отечественной промышленностью выпускаются несколько видов применяемых для документирования диктофонов: «Дон», «Нида», «Электрон» и т. п. Данная аппаратура, включая магнитофоны дистанционного управления («Тембр» и «Комета»), используется также для подключения в диспетчерские и директорские коммутаторы.
Применение пишущих машинок, автоматов и дикто-фокной техники может быть централизованным, децентрализованным и смешанным. В первом случае операторы (машинистки) и техника размещаются в машинописных или диктофонно-машинописных бюро, во втором — техника рассредоточена по рабочим местам исполнителей, находящихся в различных помещениях. Централизованное применение обеспечивает: большую гибкость в распределении и загрузке работников (машинисток, фонотисток), более оперативное изготовление документов; упорядочение нормирования и оплаты труда машинисток и фонотисток; улучшение технического обслуживания и ремонта машин.